Artikel 19 van het oprichtingsbesluit voorziet dat de ombudsman een huishoudelijk reglement opstelt dat de nadere regels en termijnen voor de behandeling van de klachten bevat.
Het huishoudelijk reglement is in werking getreden op 1 januari 2000 en na goedkeuring door de Minister van Pensioenen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 4 februari 2000.
Een eerste aanvulling aan het huishoudelijk reglement (artikel 14) is in werking getreden op 1 januari 2001 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 16 december 2000.
Het huishoudelijk reglement werd naar aanleiding van de aanpassing van het oprichtingsbesluit (KB van 29 februari 2024) verder bijgesteld en dan in het bijzonder voor wat betreft de mogelijkheid om telefonisch een klacht in te dienen én de mogelijkheid om de klacht verder te onderzoeken, ook al werd er een beroep ingesteld tegen de beslissing van de pensioendiensten.