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Protection des données à caractère personnel

Nous sommes conscients du fait que vous nous faites confiance. Nous considérons donc qu'il est de notre responsabilité de protéger votre vie privée. Sur cette page, nous vous indiquons lesquelles de vos données à caractère personnel nous consultons lorsque vous introduisez une demande (notamment une plainte), pour quelles raisons nous les consultons et à qui et pourquoi nous les transférerions éventuellement. Ainsi, vous comprenez parfaitement comment nous travaillons.

1. Quelle est la finalité des données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel sont destinées aux missions (légales) devant être accomplies par le Service de Médiation Pensions.

Ces missions (telles que définies dans l'arrêté royal du 27 avril 1997 instaurant un Service de Médiation Pensions, confirmé par la loi du 12 décembre 1997) :

  • Examiner les plaintes qui ont trait aux activités et au fonctionnement des services des pensions (article 3, alinéa 1er, 1°)

  • Examiner les plaintes relatives à l'établissement des droits des pensionnés et des futurs pensionnés à une pension légale et/ou relatives au paiement et au montant de ces prestations (art. 3, alinéa 1er, 2°)

  • Servir d'intermédiaire et rechercher la conciliation entre le citoyen et le service des pensions (art. 3, par. 1, 3°)

  • Renvoyer (article 3, alinéa 2) : pour les plaintes qui ne relèvent pas de notre compétence ou qui sont irrecevables, nous vous renvoyons/nous transmettons ces plaintes au Service de Médiation compétent ou au service adéquat. Nous le faisons dans le cadre de notre mission d'intermédiaire.
    Si nous décidons de vous renvoyer/de transmettre votre plainte au Service de Médiation compétent, nous vous en communiquons sans délai les raisons (art. 12). S'il y a le moindre risque de porter atteinte à la sphère de votre vie privée, nous demandons d'abord votre autorisation avant de transférer votre plainte.

  • Produire un rapport (art. 3, alinéa 1er, 4°)
    Chaque année, nous adressons un rapport à la Chambre des Représentants, au Ministre des Pensions et au Conseil consultatif fédéral des aînés (CCFA). Il reprend les plaintes les plus significatives que le Service de Médiation Pensions a traitées. Si votre plainte est commentée dans le Rapport annuel, il est possible que nous transférions vos données à caractère personnel aux services fédéraux des pensions.

Dans l'exécution de ses missions, le Service de Médiation s'engage à respecter toutes les lois applicables en matière de protection de la vie privée.

2. Quelle est la base légale ?

La base légale du fonctionnement du Service de Médiation Pensions se trouve dans l'arrêté royal du 27 avril 1997 instaurant un Service de Médiation Pensions. Cet arrêté royal a été confirmé par la loi du 12 décembre 1997 portant confirmation des arrêtés royaux pris en application de la loi du 26 juillet 1996 visant à réaliser les conditions budgétaires de la participation de la Belgique à l'Union économique et monétaire européenne.

L'article 19 de l'arrêté royal du 27 avril 1997 prévoit que le Médiateur établisse un règlement d'ordre qui contient les règles détaillées et les délais pour l'examen des plaintes.
Le règlement d'ordre intérieur est entré en vigueur le 1er janvier 2000 et, après approbation par le Ministre des Pensions, il a été publié au Moniteur belge le 4 février 2000. Un ajout au règlement d'ordre intérieur (article 14) est entré en vigueur le 1er janvier 2001 et a été publié au Moniteur belge du 16 décembre 2000.

3. Quelles données à caractère personnel consultons-nous ?

Suite à une requête (notamment une plainte) que vous nous soumettez via l'accès aux applications du Service fédéral des pensions (SFP) et de l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI), le Service de Médiation Pensions peut consulter les données personnelles suivantes, et ce pour la durée de vie de votre dossier de plainte (de l'enregistrement à la clôture définitive) :

  • le numéro d'identification de la sécurité sociale, le nom, les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance, la date de décès, le lieu de décès, la nationalité, le sexe, le rôle linguistique, les numéros de téléphone et de GSM, l'adresse e-mail, le mode de correspondance, l'adresse, l'état civil, la composition du ménage et les codes qualité.

  • votre dossier de pension contenant, entre autres, tous les renseignements dont disposent les services des pensions au sujet des avantages qui vous sont accordés par le SFP et l'INASTI et payés par le SFP, toute la correspondance entre vous et le SFP et l'INASTI, tous les documents ayant été échangés entre le SFP, l'INASTI et les autres services, etc.

  • MyPension : ce site permet de retrouver les données personnelles de votre dossier de pension, telles qu'elles vous sont proposées sur Internet.

  • données de la carrière : notamment Capelo (= la base qui contient les données électroniques de la carrière du personnel du secteur public) et E-clipz (= la base qui contient les données électroniques de la carrière des travailleurs indépendants : entre autres, les affiliations auprès de caisses d'assurances sociales et les revenus professionnels).

Pour la consultation des données et du numéro d'identification au Registre national, le Service de médiation des Pensions a obtenu l'autorisation du comité sectoriel du Registre national. Pour la consultation des données dans les banques de données du SPF et de l'INASTI, le Service de médiation des Pensions a obtenu l'autorisation du comité sectoriel de la sécurité sociale et de la santé, département "Sécurité sociale".

Vos données d'identification de sécurité sociale sont conservées dans la base de données du Service de médiation des Pensions. Nous conservons également les données personnelles de votre dossier de pension dont nous avons besoin pour traiter votre plainte dans un fichier numérique sur notre disque dur réseau sans modifier ces informations.
En réponse à une demande que vous nous soumettez, le Service de médiation peut demander tous les éléments des dossiers de pension que les services de pension ont à leur disposition.

4. A qui pouvons-nous communiquer vos données personnelles ?

Vos données personnelles (demande ou plainte, y compris vos données d'identification de sécurité sociale, nom, adresse) peuvent être communiquées aux services fédéraux belges des pensions (SFP, INASTI, HR-Rail, ONSS, Ethias) afin d'entamer une médiation.

Si vous n'avez pas encore contacté le Service fédéral des pensions belge dont vous vous plaignez, vos données personnelles peuvent également être transférées à ce Service fédéral des pensions belge afin de lui permettre de traiter votre plainte (en effet, le Service de médiation des Pensions ne s'occupe que des plaintes de deuxième ligne).
En outre, vos données personnelles (demande ou plainte, y compris vos données d'identification de sécurité sociale) peuvent être transmises:

  • à un autre service de médiation étranger compétent s'il s'agit d'une plainte concernant une pension étrangère.

  • au ministre des Pensions lorsque votre plainte concerne la politique générale des pensions.

  • à un autre service public lorsque votre plainte concerne le fonctionnement d'un service autre qu'un service de pension fédéral belge (par exemple, plainte concernant le Régime de chômage avec complément d'entreprise à l'ONEM, plainte concernant l'impôt sur le revenu des personnes physiques que vous, en tant que retraité, devez payer au SPF Finances).

5. La communication des données est-elle limitée à l'UE ?

Non. Nous pouvons également transmettre vos données personnelles (demande ou plainte, y compris votre numéro d'identification à la sécurité sociale, nom, adresse) à un services des pensions ou de médiation étranger compétent.

6. Combien de temps vos données seront-elles conservées ?

Le Service de médiation des Pensions conserve vos données personnelles dans une base de données et dans un fichier numérique. Ces données seront conservées pour toujours. Cela nous permet de consulter votre (vos) dossier(s) précédent(s) dans l'éventualité d'une nouvelle plainte que vous nous soumettriez. Sur cette base, nous pouvons déterminer l'évolution possible de votre plainte ou récupérer les informations de vos dossiers antérieurs dont nous avons besoin pour rendre notre décision et rédiger la lettre finale que nous vous enverrons à la fin de notre médiation.

La consultation de vos données personnelles dans les bases de données des services fédéraux des pensions ne dure que pendant la durée de vie de votre dossier de plainte, c'est-à-dire de l'enregistrement jusqu'à la clôture définitive.

7. Quels sont vos droits ?

Vous avez le droit de consulter, de rectifier ou d'effacer les données personnelles et les données de fichier. Pour ce faire, vous devez contacter le Service de médiation des Pensions, WTC III, Avenue Simon Bolivar 30 boîte 5 à 1000 Bruxelles ou par e-mail àplainte@mediateurpensions.be.

Vous pouvez également demander que votre plainte ou votre demande ne soit pas transmise à un autre service (Service de médiation, Service fédéral des pensions, etc.)

8. Puis-je révoquer mon consentement ?

Vous pouvez retirer l'accès à vos données personnelles. Cela signifie toutefois que nous ne pourrons plus traiter votre plainte.

9. Comment déposer une plainte ?

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission pour la protection de la vie privée (CPVP) si vous supposez que le traitement de vos données personnelles n'est pas effectué conformément à la législation applicable.

10. Quelles sont nos principales sources d'information ?

Dans le cadre de son enquête, le Service de médiation des Pensions se limite à consulter vos données personnelles transférées et/ou consultées dans les applications susmentionnées des services de pension fédéraux.

11. Coordonnées

Service de médiation Pensions
WTC III, Boulevard Simon Bolivar 30 boîte 5
1000 Bruxelles
e-mail plainte@mediateurpensions.be ou dpo@minsoc.fed.be